Teil 12: Haben Sie daran schon gedacht? – Fallstricke bei der Gesellschafterversammlung

Eine Pflicht zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung sieht das GmbH-Gesetz grundsätzlich nicht vor. Eine Ausnahme stellt die Beschlussfassung des Allein-Gesellschafters (= Entschluss) einer Einpersonen-GmbH dar. Hier muss der Allein-Gesellschafter den Beschluss gemäß § 48 Abs. 3 GmbHG unverzüglich niederschreiben und unterschreiben.

Dennoch empfiehlt es sich aus Beweisgründen ein Protokoll der Gesellschafterversammlung führen. In der Regel übernimmt der Versammlungsleiter diese Aufgabe.
Folgende Elemente sollten unbedingt enthalten sein:

• Ort und Datum der Versammlung
• Name des Versammlungsleiters und des Protokollierenden
• Namen der Teilnehmer
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Angabe etwaiger ordnungsgemäßer Bestellung/Bevollmächtigung von Vertretern
• Reihenfolge der Tagesordnungspunkte (TOP)
• Art der Abstimmung
• Beschlussinhalt
• Ergebnis der Abstimmung mit JA- und NEIN-Stimmen, Enthaltungen und ungültigen Stimmen
• Widersprüche von Gesellschaftern
• Kurzfassung von Redebeiträgen
• etwaige Besonderheiten (Wortentzug, Vertagung).

Im Anschluss an die Gesellschafterversammlung sollte das Protokoll schnellstmöglich ausgefertigt, unterzeichnet und an alle Gesellschafter bestenfalls im Original versandt werden.